Bagaimana Menjalankan Rapat yang Efektif?

    Katakanlah anda mengadakan pertemuan dengan tim anda atau dengan klien anda atau pelanggan anda atau seseorang, meskipun pertemuan biasa, dan anda memiliki 2 tipe rapat.

    Jika anda menghabiskan waktu dalam rapat, tetapi anda tidak menghabiskan cukup waktu untuk memikirkan bagaimana anda menjalankan rapat yang efektif dengan orang lain, anda mungkin perlu memeriksa bagian rapat "yang tidak efektif" dan butuh diperbaiki.

    Ini hanya pendapat saya, tetapi mungkin beberapa tips ini akan membantu anda dalam menjalankan rapat =

Singkirkan Rapat Yang Tidak Perlu

    Anda mungkin bertanya pada diri sendiri tentang pertanyaan "Apakah kita benar-benar perlu mengadakan pertemuan tentang ini?" Katakanlah anda diajak oleh orang lain “mari kita panggil rapat", tetapi anda harus menanyakan pertanyaan berikut =

• Bisakah anda menyelesaikannya melalui email?
• Bisakah anda melakukannya melalui pesan?
• Akankah lebih efektif jika anda membuat memo tentang hal tersebut?

    Bicarakan tentang apa yang terjadi pada jadwal / meja kerja yang anda kerjakan di dalam rapat tersebut. Bisa mengenai ringkasan dari apa yang anda dan orang lain bicarakan, atau hal lain yang sudah dipersiapkan untuk rapat.

    Singkirkan pertemuan yang tidak perlu terlebih dahulu, jadi yang tersisa adalah =

• pertemuan yang bermakna
• pertemuan yang bermanfaat
• pertemuan praktis
• pertemuan yang efektif

Pertemuan Yang Berbeda Membutuhkan Strategi Yang Berbeda

    Jika anda memiliki pertemuan yang berbeda, maka anda memerlukan strategi dan struktur yang berbeda.

    Sebelum Covid-19, anda dapat mengumpulkan tim anda atau klien anda bersama di tempat yang telah ditentukan. Namun, selama Covid-19, anda dapat menyelesaikannya melalui Zoom, Microsoft Teams, Skype, dan sebagainya. Namun, anda dapat memiliki pertemuan triwulan yang konsisten.

    Katakanlah anda, sebagai level manajer, ingin mengadakan pertemuan dengan level manajerial ke atas atau dengan jabatan perusahaan (CEO atau COO, sebut saja) selama sehari penuh, maka anda perlu mengaturnya sekitar 1 minggu sebelumnya =

• Apa pun yang ingin anda bicarakan
• Inisiatif apa pun yang anda ingin beri tahu kepada seluruh tim

Pertemuan Triwulan

    Pertemuan Triwulan dirancang untuk ikatan tim (meningkatkan komunikasi + penyelarasan).

    Mengapa ikatan tim dibutuhkan? =

• Orang yang terkadang tidak memiliki kesempatan untuk berbicara dan bertemu satu sama lain karena berbagai alasan, seperti Covid-19
• Ketika perusahaan semakin besar, lebih banyak pertemuan di departemen melalui online (ex = Slack atau Microsoft Teams), tetapi anda mungkin tidak bertemu satu sama lain, sehingga hal tersebut adalah kesempatan untuk memperkuat ikatan di dalam organisasi
• Saat covid-19, anda dapat mengadakan pertemuan secara online, tetapi tetap pada jalur untuk membuat pertemuan triwulanan

Pertemuan Bulanan

    Pada Pertemuan Bulanan, anda dapat membawa kebutuhan anda dalam pertemuan bulanan, berikut adalah beberapa contoh =

    Durasi pertemuan bulanan bisa sekitar 5-7 jam. Terkadang memakan waktu satu hari penuh, tergantung pada seberapa banyak masalah yang anda miliki dalam rapat yang perlu diidentifikasi dan diselesaikan.

    Jika anda memiliki departement (ex = IT + Marketing + Sales + Support + Operation) di perusahaan, mereka perlu mengadakan pertemuan sendiri selama bulan itu, jadi mereka memiliki pertemuan bulanan sendiri dengan tim mereka.

Pertemuan Mingguan

    Sekarang anda memiliki rapat mingguan, yang memakan waktu sekitar 90 menit - 3 jam, tergantung pada ukuran organisasi dan masalah yang perlu anda selesaikan.

    Mengapa pertemuan mingguan dibutuhkan? = untuk memastikan bahwa semua orang pada halaman yang sama.

Pertemuan Singkat

    Setiap departemen melakukan pertemuan singkat dengan tim (rapat sekitar 5-15 menit) yang membahas masalah taktis dan memberikan pembaruan.

Adakan Pertemuan Mingguan Satu-Dengan-Satu Dalam Tim Anda

    Anda mungkin memiliki pertemuan mingguan satu dengan satu di tim anda, termasuk para eksekutif, tergantung pada ukuran organisasi anda.

Buat Agenda

    Jika anda datang ke rapat dan membicarakan berbagai hal, dan anda datang dengan tidak siap, maka rapat tersebut tidak akan efektif dan akan menjadi masalah besar dan anda tidak ingin melakukan hal tersebut.

    Katakanlah anda memiliki agenda dan datang ke rapat, tetapi anda membicarakan hal-hal tertentu dan menyimpang sampai sekitar 1-2 jam berlalu dan anda belum menangani masalah yang ingin anda tangani sejak awal.

Tetap Sesuai Jadwal

    Mulai tepat waktu + berakhir tepat waktu. Sangat penting bagi anda untuk memulai tepat waktu.

    Begitu pula dengan berakhirnya rapat tepat waktu.

Izinkan Orang Memilih Keluar

    Pikirkan tentang anda memiliki pertemuan panjang sehingga anda butuh pemikiran berikut =

    Misalkan anda memiliki rapat 4-6 jam dan seseorang atau grup anda hanya perlu berada di sana selama 2 jam pertama, dan 3 jam lainnya tidak relevan bagi mereka, karena mereka tidak dapat menambah nilai pada percakapan pada rapat atau tidak bisa menerima nilai dari percakapan tersebut.

    Berikan izin kepada anggota tim anda untuk keluar dari pertemuan tersebut, sehingga mereka dapat melakukan hal lain. Itu adalah kebiasaan baru yang baik untuk dimiliki.

Semua Orang Berbicara

    Selama rapat, anda dan tim anda perlu mempresentasikan atau berbicara sedikit. Idealnya, anda ingin mereka mengatakan beberapa hal dan berbagi tentang perspektif mereka.

Minta Setiap Anggota Tim Anda Untuk Menilai Rapat (Rate Meeting) Setelah Setiap Rapat

    Mungkin anda tidak menilai rapat pada pertemuan harian, tetapi anda mungkin dapat melakukannya untuk rapat mingguan + rapat bulanan + rapat triwulanan.